PDF फ़ाइल क्या है? Portable Document Format की व्यावहारिक गाइड

PDF वह फ़ाइल फ़ॉर्मेट है जिसे आप बिना सोचे-समझे इस्तेमाल करते हैं। आपका बैंक स्टेटमेंट PDF है। आपका टैक्स रिटर्न PDF है। पिछले हफ़्ते साइन किया गया कॉन्ट्रैक्ट, आपके फ़ोन पर बोर्डिंग पास, आपके कैमरे के साथ आई मैनुअल, आपके लैंडलॉर्ड ने ईमेल किया लीज़, आपके अकाउंटेंट ने भेजा इनवॉइस: सब PDF हैं। हर साल लगभग 2.5 ट्रिलियन PDF बनाई जाती हैं। यह धरती पर सबसे यूनिवर्सल डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेट है।

और फिर भी ज़्यादातर लोग यह नहीं बता पाते कि PDF असल में है क्या, यह इतना लोकप्रिय क्यों हुआ, या कोई PDF खराब हो जाए तो क्या करें। यह गाइड फ़ॉर्मेट को शुरू से समझाती है: PDF का मतलब क्या है, यह अंदर से कैसे काम करता है, इसने फ़ॉर्मेट की लड़ाई कैसे जीती, और वे व्यावहारिक टूल जिनकी मदद से आप बिना Adobe को सब्सक्रिप्शन दिए PDF को एडिट, कन्वर्ट, कंप्रेस, साइन और मैनेज कर सकते हैं।

PDF का मतलब क्या है

PDF का मतलब है Portable Document Format. यह नाम उस मूल समस्या को दर्शाता है जिसे हल करने के लिए इसे बनाया गया था: 1990 के दशक की शुरुआत में, एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर पर डॉक्यूमेंट भेजना एक तरह का अंदाज़ा लगाने वाला खेल था। फ़ॉन्ट गायब हो जाते थे। लेआउट बदल जाता था। पेज गलत जगहों पर टूट जाते थे। जो मेमो किसी सहकर्मी के Mac पर बिल्कुल सही दिखता था, वह किसी क्लाइंट के PC पर पढ़ने लायक नहीं होता था।

Adobe का हल यह था कि एक ऐसा फ़ाइल फॉर्मेट डिज़ाइन किया जाए जिसमें डॉक्यूमेंट अपनी हर ज़रूरी चीज़ खुद साथ लेकर चले: फॉन्ट, इमेज, हर एलिमेंट की सटीक पोज़िशनिंग, सब कुछ एक ही फ़ाइल में बंडल्ड। इसे कहीं भी, किसी भी ऑपरेटिंग सिस्टम पर खोलें, यह बिल्कुल वैसा ही दिखेगा जैसा लेखक ने चाहा था। यही वादा (परफेक्ट फिडेलिटी के साथ पोर्टेबिलिटी) है जिसकी वजह से यह फॉर्मेट जीता।

PDF का एक संक्षिप्त इतिहास

PDF को Adobe के सह-संस्थापक John Warnock ने 1991 में बनाया था (प्रोजेक्ट का कोडनेम "Camelot" था), और 1993 में इसे वर्शन 1.0 के रूप में आम लोगों के लिए जारी किया गया। शुरुआत में इसे अपनाना धीमा रहा क्योंकि PDF रीडर के पैसे लगते थे और उस समय के बैंडविड्थ स्टैंडर्ड के हिसाब से PDF काफी बड़ी होती थीं।

बड़ा मोड़ 1996 में आया जब Adobe ने Acrobat Reader को मुफ़्त कर दिया। वेब के बढ़ते इस्तेमाल के साथ मिलकर, PDF हर उस चीज़ के लिए डिफ़ॉल्ट बन गया जिसे डाउनलोड, प्रिंट, या फ़ाइल करना होता था। सरकारी एजेंसियों, बैंकों, यूनिवर्सिटीज़ और लॉ फर्मों ने फॉर्म और ऑफिशियल डॉक्यूमेंट के लिए PDF को स्टैंडर्ड बना लिया। 2000 के दशक के बीच तक यह फॉर्मेट लगभग हर जगह इस्तेमाल होने लगा।

2008 में, Adobe ने नियंत्रण सौंप दिया International Organization for Standardization। PDF, ISO 32000-1 बन गया, एक ओपन स्टैंडर्ड जिसे कोई भी बिना लाइसेंसिंग फीस दिए लागू कर सकता है। यही वजह है कि ओपन-सोर्स PDF टूल, ब्राउज़र PDF व्यूअर, और प्रतिस्पर्धी कमर्शियल एडिटर सभी इस फॉर्मेट को कानूनी और भरोसेमंद तरीके से पढ़ और लिख सकते हैं।

PDF असल में कैसे काम करता है

एक PDF इसका एक संग्रह होता है ऑब्जेक्ट: टेक्स्ट ब्लॉक, इमेज, फ़ॉन्ट, पेज विवरण, मेटाडेटा, और इनके बीच के रेफ़रेंस। फ़ाइल एक हेडर से शुरू होती है (यह किस वर्शन की PDF है), इन ऑब्जेक्ट्स के एक बॉडी हिस्से से बनी होती है, और एक क्रॉस-रेफ़रेंस टेबल पर खत्म होती है जो PDF रीडर को बताती है कि हर ऑब्जेक्ट फ़ाइल में कहाँ है।

सबसे अहम बात, PDF अपने फ़ॉन्ट खुद के अंदर एम्बेड करती है। जब आप Word डॉक्यूमेंट सेव करके ईमेल करते हैं, तो पाने वाला डॉक्यूमेंट उन्हीं फ़ॉन्ट में देखता है जो उसके सिस्टम में इंस्टॉल हैं। इसके उलट, PDF असली फ़ॉन्ट डेटा (या उसका एक हिस्सा) फ़ाइल के अंदर ही लेकर चलती है। यही वजह है कि PDF हर डिवाइस पर एक जैसी दिखती है।

PDF के अंदर इमेज एम्बेडेड स्ट्रीम के रूप में स्टोर होती हैं, आमतौर पर JPEG या दूसरे कंप्रेस्ड फ़ॉर्मेट में। टेक्स्ट असली कैरेक्टर के रूप में स्टोर होता है (कैरेक्टर की तस्वीरों के रूप में नहीं), यही वजह है कि आप PDF में सर्च कर सकते हैं, उससे टेक्स्ट कॉपी कर सकते हैं, और उसे दूसरे डॉक्यूमेंट में रीफ़्लो कर सकते हैं। स्कैन की गई PDF अपवाद हैं: वे पेज की इमेज होती हैं, जिनमें कोई अंदरूनी टेक्स्ट लेयर नहीं होती, जब तक किसी ने चलाया न हो OCR उन पर।

मॉडर्न PDF में फॉर्म (इंटरैक्टिव फ़ील्ड जिन्हें आप भर सकते हैं), डिजिटल साइनेचर (ऑथरशिप का क्रिप्टोग्राफ़िक प्रूफ़), एम्बेडेड फ़ाइलें (PDF के अंदर के अटैचमेंट), JavaScript (फॉर्म लॉजिक के लिए), बुकमार्क और हाइपरलिंक भी हो सकते हैं। यह फ़ॉर्मेट डिज़ाइन से ही एक्सटेंसिबल है।

PDF की तुलना अन्य डॉक्यूमेंट फॉर्मेट से

आसान नियम: लिखने और एडिट करने के लिए Word (या Google Docs) इस्तेमाल करें, फिर अंतिम वितरण के लिए PDF में एक्सपोर्ट करें।

PDF क्यों जीता

तीन खूबियों ने PDF को सबसे प्रमुख डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेट बनाया:

• फ़िडेलिटी। डॉक्यूमेंट हर जगह एक जैसा दिखता है। टोक्यो में प्रिंट किया गया एक लीगल कॉन्ट्रैक्ट बर्लिन में प्रिंट किए गए कॉन्ट्रैक्ट जैसा ही दिखता है।
• यूनिवर्सलिटी। हर ऑपरेटिंग सिस्टम, हर ब्राउज़र, हर फोन बिना किसी एक्स्ट्रा सॉफ्टवेयर के PDF खोल सकता है।
• सेल्फ-कंटेनमेंट। फ़ॉन्ट, इमेज, फ़ॉर्म और सिग्नेचर सभी एक ही फ़ाइल में रहते हैं। कुछ भी रिसीवर के सेटअप पर निर्भर नहीं करता।

Word डॉक्यूमेंट तीनों में फेल होते हैं। HTML फ़िडेलिटी में फेल होता है। इमेज फ़ाइलें टेक्स्ट एडिटेबिलिटी में फेल होती हैं। सिर्फ़ PDF को तीनों प्रॉपर्टी मिलती हैं, यही वजह है कि यह फ़ॉर्मल डॉक्यूमेंट की यूनिवर्सल करेंसी बन गई।

PDF के साथ लोगों को अक्सर करने वाले काम

कई PDF को एक में मिलाएँ

PDF मर्ज करें PDF, इमेज और Word डॉक्यूमेंट को एक ही फ़ाइल में मिला देता है। सबसे आम इस्तेमाल एग्ज़िबिट, रसीद, या कॉन्ट्रैक्ट पेज को एक साफ-सुथरी डिलीवरेबल में बंडल करना है। पूरा वॉकथ्रू देखने के लिए PDF फ़ाइलों को ऑनलाइन मर्ज कैसे करें.

PDF को हिस्सों में बाँटें

PDF विभाजित करें PDF को पेज रेंज के हिसाब से अलग फ़ाइलों में तोड़ता है, या खास पेज एक्सट्रैक्ट करता है। किसी लंबी रिपोर्ट का सिर्फ़ ज़रूरी हिस्सा भेजने के लिए उपयोगी।

ईमेल या अपलोड लिमिट में फ़िट करने के लिए PDF कंप्रेस करें

PDF कंप्रेस करें फाइलों को बिना किसी दिखने वाले क्वालिटी नुकसान के 50-90 प्रतिशत छोटा करता है। ज्यादातर स्कैन की गई और इमेज-भारी PDF को इससे जबरदस्त फायदा होता है। देखें हमारा कंप्रेशन गाइड रेशियो और एज केस के लिए।

PDF में सीधे टेक्स्ट एडिट करें

Editly PDF के अंदर ऑटो फ़ॉन्ट डिटेक्शन के साथ डायरेक्ट टेक्स्ट एडिटिंग देता है, साथ ही इमेज इंसर्शन, रिडैक्शन, साइनिंग और भी बहुत कुछ। पूरी फीचर लिस्ट हमारे Editly गाइड.

PDF को दूसरे फॉर्मेट में बदलें

PDF से Word एडिटेबल .docx बनाता है। PDF से JPG पेज को इमेज में बदल देता है। PDF से PowerPoint स्लाइड्स निकालता है। PDF से Excel टेबल निकालता है। रिवर्स कन्वर्ज़न भी शामिल हैं: Word से PDF, JPG से PDF, PowerPoint को PDF बनाएँ, Excel से PDF, HTML से PDF.

PDF साइन करें

PDF साइन करें सिग्नेचर जोड़ता है और ESIGN (US) और eIDAS (EU) के तहत कानूनी रूप से मान्य ऑडिट ट्रेल तैयार करता है। ईमेल रिक्वेस्ट के साथ मल्टी-पार्टी साइनिंग सपोर्ट की जाती है।

PDF को लॉक या अनलॉक करें

PDF लॉक करें AES पासवर्ड एन्क्रिप्शन जोड़ता है। PDF अनलॉक करें उस पासवर्ड को हटाता है जो आपके पास वैध रूप से है।

स्कैन की गई PDF को सर्चेबल बनाएँ

OCR PDF स्कैन किए गए पेजों में टेक्स्ट पहचानता है और एक अदृश्य सर्चेबल लेयर जोड़ता है। एक बार OCR हो जाने के बाद, स्कैन किया गया कॉन्ट्रैक्ट सर्चेबल, सिलेक्ट करने लायक और एडिटेबल बन जाता है।

रिडैक्ट करें, वॉटरमार्क लगाएं, घुमाएं, क्रॉप करें

रिडैक्ट संवेदनशील कंटेंट को हमेशा के लिए नष्ट कर देता है। वॉटरमार्क टेक्स्ट या इमेज ओवरले लगाता है। घुमाएँ, क्रॉप करें, पेज हटाएँ, व्यवस्थित करें, और पेज नंबर पेज-लेवल की सफाई करते हैं जो स्कैन और डाउनलोड को पेश करने लायक दिखने से पहले आमतौर पर चाहिए होती है।

PDF वेरिएंट और स्पेशलाइज्ड टाइप

• PDF/A। आर्काइवल PDF, जो दशकों बाद भी पढ़ने योग्य बने रहने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। ऐसे फीचर हटा देती हैं जो एक्सटर्नल रिसोर्स (लिंक की गई फ़ाइलें, JavaScript) पर निर्भर होते हैं। लाइब्रेरी, कोर्ट, और सरकारी आर्काइव इसका इस्तेमाल करते हैं।
• PDF/X. प्रोफेशनल प्रिंटिंग के लिए प्री-प्रेस PDF। कलर प्रोफाइल और फॉन्ट को सख्ती से एम्बेड करता है ताकि प्रिंटेड आउटपुट बिल्कुल मेल खाए।
• PDF/UA. Universal Accessibility वैरिएंट। इसमें टैग और स्ट्रक्चर शामिल हैं ताकि स्क्रीन रीडर, नेत्रहीन और कम दिखाई देने वाले यूज़र्स के लिए दस्तावेज़ में नेविगेट कर सकें।
• PDF/E. 3D मॉडल और CAD डेटा एम्बेडेड इंजीनियरिंग PDF।
• लीनियराइज़्ड PDF। वेब पर देखने के लिए ऑप्टिमाइज़्ड, इससे पूरी फाइल डाउनलोड होने से पहले ही पेज रेंडर होना शुरू हो जाते हैं।

प्राइवेसी से जुड़ी बातें

PDF में अक्सर पेज पर दिखने वाली जानकारी से कहीं ज़्यादा जानकारी होती है। लेखक का नाम, ओरिजिनल फ़ाइल का नाम, एडिट हिस्ट्री, एम्बेडेड थंबनेल, हिडन लेयर, और फ़ॉर्म डेटा, यह सब लीक हो सकता है। किसी संवेदनशील PDF को बाहर शेयर करने से पहले, इसे इसके ज़रिए चलाने पर विचार करें:

• PDF रिडैक्ट करें कॉन्फ़िडेंशियल टेक्स्ट के लिए
• PDF कंप्रेस करें जो साइड इफेक्ट के तौर पर ज़्यादातर मेटाडेटा हटा देता है
• PDF लॉक करें अगर फ़ाइल को पासवर्ड के बिना नहीं खोला जाना चाहिए

ऑनलाइन टूल के इस्तेमाल के लिए: iHatePDF फाइलों को HTTPS पर प्रोसेस करता है, सेशन खत्म होते ही उन्हें डिलीट कर देता है, और उन्हें कभी AI ट्रेनिंग के लिए इस्तेमाल नहीं करता। यह GDPR-कंप्लायंट हैंडलिंग मेडिकल रिकॉर्ड, लीगल एग्जिबिट, और टैक्स दस्तावेज़ों के लिए भी उपयुक्त है।

आम PDF समस्याएँ और उनके समाधान

• "PDF ईमेल के लिए बहुत बड़ा है" इस्तेमाल करें PDF कंप्रेस करें
• "PDF टेक्स्ट एडिट नहीं कर सकते" इस्तेमाल करें Editly डायरेक्ट एडिटिंग के लिए
• "PDF का टेक्स्ट सिलेक्ट नहीं हो रहा" PDF स्कैन की गई है, चलाएँ OCR PDF पहले
• "सिर्फ कुछ खास पेज भेजने हैं" इस्तेमाल करें PDF विभाजित करें या पेज हटाएँ
• "कई PDF को मिलाना है" इस्तेमाल करें PDF मर्ज करें
• "PDF गलत दिशा में घूम गई" इस्तेमाल करें PDF घुमाएँ
• "फॉर्म भरना है" इस्तेमाल करें Editly फॉर्म फ़ील्ड
• "साइन करना है" इस्तेमाल करें PDF साइन करें
• "Word में कन्वर्ट करना है" इस्तेमाल करें PDF से Word
• "पासवर्ड भूल गया" इस्तेमाल करें PDF अनलॉक करें अगर आपके पास वैध रूप से एक्सेस है

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

जुड़े हुए गाइड

• iHatePDF में आपका स्वागत है: PDF पर काम करने का एक स्मार्ट तरीक़ा
• PDF फ़ाइलों को ऑनलाइन मुफ़्त में कैसे मर्ज करें
• क्वालिटी घटाए बिना PDF कैसे कंप्रेस करें
• Editly: असली काम के लिए बना मुफ़्त PDF एडिटर
• पेपरलेस होने के आर्थिक फ़ायदे