无纸化办公带来的经济效益
对大多数企业而言，纸张的成本几乎“看不见”，因为它被分摊在众多细小的支出项目里：一令 A4 纸、墨粉、文件柜、储藏室、查找文件耗费的时间、重新打印耗费的时间、寄送合同的快递费、寄发票的邮费。这些都不会在预算表上以一个单独的数字出现。但把一年下来的所有支出加总，这个数字会让人很不舒服。
研究显示，若将归档时间、存储成本、文件丢失以及不可避免的重印都计算在内，纸质文件的综合成本大约为每页 20 美元。对于每月处理 500 份纸质文件的小企业而言，这意味着每年要为一种大多出于习惯而存在的工作流程花费 12 万美元。本指南拆解了这些真实数字，介绍了可替代每项纸质工作的工具，并给出了切实可行的转型方案。
一名普通办公室员工每年在纸张相关方面（纸张、油墨、存储、归档时间、文件丢失、重新打印）给雇主带来的成本大约为 1,000 到 2,000 美元。一家小型企业通过无纸化办公，每年可节省 10,000 到 20,000 美元，此外还能节省办公空间、加快检索速度并降低环境影响。
纸张的真实成本
纸张本身的直接成本只是账单中最小的一部分。一令 A4 纸大约 5 美元，一个墨粉盒大约 50 美元。普通办公室员工每年大约要用掉 10,000 张纸。直接的纸张和油墨成本大约是每人每年 80 到 150 美元。仅凭这个数字很容易低估总体成本。
真正花钱的地方其实是这些间接成本：
- 归档工作。 行业估算显示，一份文档从归档、检索一次到重新归档，整个过程的处理人工成本约为 20 美元。对于每年处理 6,000 份文档的企业来说，这相当于 120,000 美元。
- 存储。 异地文件存储的平均费用为每箱每月 $3 至 $5。一家中型律师事务所通常存储 1,000 至 3,000 箱文件，仅存储费一项每年就高达 $36,000 至 $180,000。
- 丢失的文档。 大约有 7.5% 的纸质文件最终会遗失，而每一次遗失，即使能够找回或重新制作，平均也要花费约 $122。
- 搜索时间。 知识型员工平均每天要花大约 35 分钟寻找文件。按每年 220 个工作日计算，相当于每位员工每年 110 个小时，若按每小时 $35 的薪资成本计算，约合 $4,000 的时间成本。
- 打印和重新打印。 17% 的打印文件最终被浪费：废弃的副本、版本混乱、“再打一份就好”。这些浪费直接影响成本。
- 办公空间。 文件柜和储藏室会占用商业空间，根据所在城市不同，每平方英尺每年的成本为 30 至 100 美元。
环境成本
一名办公室员工每年的纸张消耗量（约 10000 张）大约需要消耗一棵成年树、7500 升水，并在制浆、生产、运输和最终处置的整个过程中产生约 50 千克的二氧化碳。乘以美国办公室每年消耗的 2100 万吨纸张，这个环境足迹相当可观。
数字存储也会产生一定的环境足迹：数据中心需要耗电，而许多地区的电力仍依赖化石燃料。但如果把运输、归档人力和最终处理都算进去，数字存储在每份文档上的环境足迹要比纸张小几个数量级。一份 PDF 在云服务器上存放十年所消耗的能量，都要少于把同一份文档打印一次。
对于公开承诺可持续发展的企业来说，无纸化是最容易衡量、也最便于对外报告的举措之一，减少的用量会直接体现在采购记录中。
纸质文件的风险成本
纸质文档存在数字文档没有的风险：
- 火。 储藏室的一场火灾就能永久摧毁多年积累的记录。
- 水。 爆裂的水管、水灾和渗漏会在数小时内损毁纸质文档。
- 盗窃。 有人完全可以把纸质文档从档案室取走，而不留下任何审计痕迹。
- 难以取用。 如果一份合同的唯一副本存放在异地的储物箱里，您就无法在周日晚上在家查阅它。
- 单点故障。 一名熟悉系统的档案管理员离职，就可能让业务运转陷入数周的混乱。
只要在两到三个地方（电脑、云服务、外部硬盘）妥善备份，电子文档几乎能挺过所有会毁掉纸质文档的意外情况。
如何真正实现无纸化
用手机代替扫描仪
办公室的平板扫描仪速度慢、分辨率低，还经常需要排队使用。 扫描文档 可以将任何手机摄像头变成支持自动裁剪、输出干净的多页扫描仪。对于大批量扫描现有档案的场景，专用文档扫描仪速度更快，但对于日常收到的邮件和临时扫描需求，用手机扫描已经足够。
让每一份扫描件都可搜索
没有文本层的扫描文档仍然有用，只是无法进行搜索。 OCR 识别 可识别扫描页面中的文字，并添加一个不可见的可搜索文本层。经过 OCR 处理后，扫描版的收据、合同和对账单在你的整个档案库中都能被完全搜索到。
用电子签名取代手写签名
打印合同签字、再扫描已签字的副本、最后把扫描件发邮件出去，是办公室至今仍在打印文件的最常见原因。 签署 PDF 直接在数字文件中添加具有法律效力的签名（符合 ESIGN、eIDAS 及同类法规），并附带审计追踪记录。支持通过邮件请求进行多方签署。
直接编辑 PDF，而不是打印、标注、再扫描
打印的另一个常见原因是要对 PDF 进行修改：编辑、批注、涂黑。 Editly 无需离开浏览器即可完成以上所有操作。支持带自动字体识别的直接文本编辑、插入图片、涂黑、签名、页码等更多功能。
以数字方式打包文件
一旦你拥有，装订和夹纸的方式就不再需要 合并 PDF。将合同、证据附件和支持文件合并成一份整洁的 PDF 用于交付。完整操作步骤请见我们的 合并 PDF 指南.
为邮件发送和存储进行压缩
扫描版 PDF 通常体积较大。 压缩 PDF 可将文件缩小 50% 到 90%，且没有明显的质量损失，这对于邮件附件和长期存储都很重要。请参阅我们的 压缩指南 用于比例。
保护敏感文档安全
加密 PDF 添加 AES 密码加密。 涂黑 PDF 在对外分享前彻底销毁机密内容。 水印 用接收者的姓名标记数字副本，从而遏制未经授权的传播。
按需转换
有时您需要的是一份 Word 文件、一张 JPG 图片，或一张 PowerPoint 幻灯片。 PDF 转 Word, PDF 转 JPG, PDF 转 PowerPoint、 PDF 转 Excel 负责处理转换。反向转换（Word 转 PDF, JPG 转 PDF等）能让输出结果保持统一。
特定行业的节省效果
| 行业 | 最大的纸张成本 | 影响力最大的工具 |
|---|---|---|
| 法律 | 证据合订、存档、签名 | 合并, 涂黑, 签署 |
| 会计 | 收据、对账单、年终归档文件 | 扫描, OCR, 合并 |
| 房地产 | 合同、披露文件、房源资料包 | 签署, Editly |
| 医疗保健 | 病历记录、入院表格、转诊单 | 扫描, 加密, Editly |
| HR | 入职资料包、已签署的政策文件 | 签署, 合并, 压缩 |
| 教育 | 课程材料、讲义、成绩单 | 合并, 压缩, Editly |
常见异议及其解答
“出于法律原因，我们需要手写签名”
对于 99% 的商业文档而言，带审计追踪的数字签名具有法律效力，可在法庭上被采信。虽然存在一些特殊例外（部分司法辖区的遗嘱、某些房产申报文件、需要公证的原件），但这些只是例外，不是常规情况。请核实所在司法辖区和文档类型的具体规定，而不要想当然地认为必须使用纸质文件。
“我的团队不太习惯使用数字工具”
熟练程度会随着使用而提升。这种转变不需要在第一天就覆盖整个公司。先从一个工作流程开始（收到的发票、合同或报销单据），把它完全数字化。当团队看到速度提升有多明显后，推行下一个工作流程就容易多了。
“云存储对敏感文件来说有风险”
配置得当的加密云存储，比大多数攻击者都能撬开的文件柜要安全得多。真正的选择不是“纸质还是云端”，而是选择哪家云服务商、配置怎样的加密方式和访问控制。信誉良好的服务商（Google、Microsoft、企业版 Dropbox）提供的是企业级安全防护，这是大多数小型企业在物理层面根本无法复制的。
“如果网络断了怎么办？”
在每位用户的设备上保留本地副本，并与云端同步。现代工具（Google Drive、OneDrive、Dropbox）会在本地缓存近期使用过的文件，因此即便中断也能继续工作。使用纸质文件的办公室同样无法幸免于中断：停电、门锁故障、恶劣天气同样会打乱它们的运转。
一份实用的过渡路线图
小型企业（5 至 25 人）的现实时间安排：
- 第 1 周。 不要再打印收到的 PDF 文件，而是直接保存到结构化的文件夹系统中（按年份、项目或客户分类）。
- 第 2 至 3 周。 将签名流程从“打印、签字、扫描”转变为数字签署，使用 签署 PDF。把 PDF 编辑流程从“打印、标记、重新扫描”改为 Editly.
- 第 4 至 6 周。 开始使用以下工具扫描收到的纸质邮件 扫描文档 并通过以下工具处理 OCR 识别。为邮件收纳盒设置默认的“扫描后归档或粉碎”规则。
- 第 2 个月。 开始扫描历史档案，优先处理访问频率最高的文件（近 12 个月的合同、当前客户的文件夹）。零散文件用手机扫描，批量文件用专用扫描仪。
- 第 3 个月。 审查剩余的纸质流程并转换其中的长尾部分，到这个阶段大多数企业已经实现了 80% 的无纸化。
- 第 4-12 个月。 可以按需继续对历史档案进行数字化。没人动过的文件可以继续留在原有的档案盒中，直到保存期限届满后再进行销毁。
常见问题
小企业实现无纸化办公能节省多少钱？
研究估计，一名普通办公室员工每年会产生约 $80 的直接纸张成本，以及 $1,000 至 $2,000 的间接成本（归档时间、存储空间、文件丢失）。一家 10 人规模的企业彻底实现无纸化后，通常每年可节省 $10,000 至 $20,000，还能腾出办公空间并加快文件检索速度。
对于敏感文档来说，无纸化处理安全吗？
只要做得得当，答案是肯定的。数字文档可以被加密、设置密码保护、涂黑处理，还能记录访问日志——这些都是纸质文档做不到的。风险在于云服务商可能遭到入侵，而静态加密、双因素认证以及选择可靠的服务商都能降低这一风险。
那保留纸质记录的法律要求呢？
大多数司法辖区都接受数字记录，只要它们准确、完整、可访问。美国国税局（IRS）、英国税务海关总署（HMRC）以及欧盟的 eIDAS 框架都接受妥善保存的数字记录。一些特殊文件（经公证的原件、某些法院文书）仍需要纸质版，但这些属于例外情况。
我该如何扫描成千上万份现有的纸质文档？
对于大批量档案，使用高速文档扫描仪或专业扫描服务是最快的方式。对于日常或小规模归档，用扫描 PDF 进行手机扫描就很好用。把扫描的文件用 OCR 处理后使其可搜索，再按年份、项目或客户整理进文件夹中。
电子签名具有法律效力吗？
是的，在美国的《电子签名法》（ESIGN Act）、欧盟的 eIDAS 法规以及大多数主要司法管辖区的同类法规下均具有法律效力。带有审计追踪的电子签名通常被认为比手写签名更具证据效力，因为它们包含时间戳和身份验证信息。
如果客户或交易对方需要纸质文件怎么办？
用你的电子文件打印一份纸质版寄给对方即可。偶尔打印一次的成本，远低于维持一套以纸质为主的工作流程。你的记录可以始终保持电子化，只在极少数需要纸质版的收件人提出要求时才打印。
无纸化转型需要多长时间？
对于小型企业，可以规划用 2 到 4 周将当前业务（往来邮件、发票、合同）数字化，再用 1 到 3 个月将历史档案数字化。这个转变过程可以分阶段进行：今天起停止使用纸质文件，然后根据需要逐步将旧档案数字化。
如果我需要查阅一份已经扫描过的旧纸质文件该怎么办？
将原件保留一段规定的保存期限（根据文件类型和司法辖区不同，通常为 1 到 7 年）。保存期满后，进行碎纸回收处理。在保存期内，数字副本是您日常使用的工作版本，纸质文件则统一存放在一个贴好标签的箱子里，而不是文件柜中。
数字化真的对环境更有利吗？
在大多数分析中确实如此。一名办公室员工每年的用纸量（约 10,000 张）大约需要消耗 1 棵树、7,500 升水，并产生 50 千克二氧化碳。数字存储确实要耗电，但单份文档的环境足迹要小上好几个数量级，尤其是算上纸张的运输、归档和处理成本之后更是如此。
最简单的第一步是什么？
不要再打印收到的 PDF。在大多数办公室里，纸张消耗的最大来源就是人们把本可以在屏幕上阅读的邮件和 PDF 打印出来。Editly 和签署 PDF 结合使用，能从根源上消除大部分打印的理由。