Экономические выгоды отказа от бумаги
Бумага незаметна для большинства компаний, потому что расходы размазаны по множеству мелких статей: пачка A4, тонер, шкаф для документов, помещение под архив, время на поиск, время на повторную печать, курьер для договора, почтовые расходы на счёт. Ни одна из этих строк не попадает в бюджет отдельной цифрой. Сложите всё за год, и сумма окажется неприятной.
Исследования оценивают полную стоимость бумажного документооборота примерно в 20 долларов на страницу, если учесть время на подшивку, хранение, потерянные документы и неизбежные перепечатки. Для небольшой компании, обрабатывающей 500 бумажных документов в месяц, это 120 000 долларов в год за процесс, который держится в основном на привычке. В этом руководстве разобраны реальные цифры, показаны инструменты, заменяющие каждую бумажную операцию, и предложен реалистичный план перехода.
Один офисный сотрудник обходится работодателю примерно в 1000-2000 долларов в год на всё, что связано с бумагой (бумага, чернила, хранение, время на подшивку, потерянные документы, повторная печать). Небольшая компания экономит 10 000-20 000 долларов в год при переходе на безбумажный режим, плюс освобождается место в офисе, быстрее находятся документы и снижается нагрузка на экологию.
Настоящая цена бумаги
Прямая стоимость бумаги составляет самую малую часть счёта. Пачка A4 стоит 5 долларов, картридж с тонером 50 долларов. Средний офисный сотрудник расходует около 10 000 листов в год. Прямые затраты на бумагу и чернила выходят примерно в 80-150 долларов на человека в год. По этой цифре очень легко недооценить общие расходы.
Основные деньги уходят как раз на косвенные затраты:
- Трудозатраты на подшивку документов. По отраслевым оценкам, обработка одного документа обходится примерно в 20 $ трудозатрат к моменту, когда его подшили, один раз нашли и подшили обратно. Для компании, которая работает с 6000 документов в год, это 120 000 $.
- Хранение. Хранение документов на внешнем складе обходится в среднем в 3-5 $ за коробку в месяц. Средняя юридическая фирма хранит от 1000 до 3000 коробок. Это 36 000-180 000 $ в год только на хранение.
- Утерянные документы. Примерно 7,5 процента бумажных документов в итоге теряются. Каждая потеря обходится примерно в 122 доллара на восстановление или воссоздание, если восстановление вообще возможно.
- Время на поиск. Офисные сотрудники тратят на поиск документов около 35 минут в день. За рабочий год из 220 дней это 110 часов на человека, или примерно $4 000 оплаченного времени при стоимости $35 в час.
- Печать и повторная печать. 17 процентов всех распечатанных документов уходят в мусор: лишние копии, устаревшие версии, «распечатаю-ка ещё одну». Эти потери напрямую бьют по прибыли.
- Офисное пространство. Шкафы с папками и архивные комнаты занимают коммерческую площадь стоимостью от 30 до 100 долларов за квадратный фут в год, в зависимости от города.
Цена для экологии
Годовое потребление бумаги одним офисным сотрудником (около 10 000 листов) требует примерно одного взрослого дерева и 7500 литров воды, а также даёт около 50 килограммов CO2 с учётом производства целлюлозы, изготовления, перевозки и последующей утилизации. Умножьте это на 21 миллион тонн бумаги, которые ежегодно расходуют офисы США, и масштаб станет очевиден.
У цифрового хранения тоже есть след: дата-центры потребляют электричество, которое во многих регионах по-прежнему вырабатывается из ископаемого топлива. Но след одного документа в цифровом виде на несколько порядков меньше бумажного, если учесть перевозку, работу с папками и утилизацию. PDF, десять лет пролежавший на облачном сервере, расходует меньше энергии, чем одна распечатка того же документа.
Для компаний с публичными обязательствами в области устойчивого развития отказ от бумаги, пожалуй, самый измеримый и удобный для отчётности шаг. Сокращение сразу видно по закупочным документам.
Во что обходятся риски бумаги
У бумаги есть слабые места, которых нет у цифры:
- Пожар. Один пожар в архиве способен безвозвратно уничтожить многолетние записи.
- Вода. Прорванные трубы, потопы и протечки уничтожают бумажные документы за считаные часы.
- Кража. Бумажные документы можно вынести из архива, не оставив никаких следов.
- Недоступность. Если единственный экземпляр договора лежит в коробке на внешнем складе, воскресным вечером из дома вы его не прочитаете.
- Единая точка отказа. Уход из компании одного делопроизводителя, знающего систему, может парализовать работу на недели.
Цифровые документы, если их правильно резервировать в двух-трёх местах (компьютер, облачный сервис, внешний диск), переживают почти любой сбой, который уничтожает бумагу.
Как на самом деле перейти на безбумажную работу
Замените сканер телефоном
Офисные планшетные сканеры медленные, дают низкое разрешение и к ним очередь. Сканировать PDF превращает камеру любого телефона в многостраничный сканер с автоматической обрезкой и чистым результатом. Для массового сканирования готовых архивов быстрее специальный документ-сканер, но для входящей почты и разовых задач телефона вполне достаточно.
Сделайте каждый скан доступным для поиска
Отсканированный документ без текстового слоя всё ещё полезен, но по нему нельзя искать. OCR PDF распознаёт текст на отсканированных страницах и добавляет невидимый текстовый слой для поиска. После OCR отсканированные чеки, договоры и выписки становятся полностью доступными для поиска по всему вашему архиву.
Замените подписи от руки электронными
Распечатать договор, чтобы подписать, отсканировать подписанный экземпляр и отправить скан почтой, это самая частая причина, по которой в офисах до сих пор печатают. Подписать PDF добавляет юридически признаваемые подписи (по ESIGN, eIDAS и аналогичным нормам) прямо в цифровой файл вместе с журналом действий. Поддерживается подписание несколькими сторонами с рассылкой запросов по электронной почте.
Правьте PDF напрямую вместо печати, пометок и повторного сканирования
Печатают ещё и затем, чтобы изменить PDF: внести правки, добавить примечания, скрыть данные. Editly справляется со всем этим, не выходя из браузера. Прямое редактирование текста с автоопределением шрифта, вставка изображений, скрытие данных, подписи, номера страниц и многое другое.
Собирайте документы в цифровом виде
Скрепки и зажимы становятся не нужны, как только у вас есть Объединить PDF. Соберите договор, приложения и сопроводительные документы в один аккуратный PDF для отправки. Полное пошаговое описание смотрите в нашем руководство по объединению PDF.
Сжатие для почты и хранения
Отсканированные PDF часто получаются большими. Сжать PDF уменьшает их на 50-90 процентов без видимой потери качества, а это важно для вложений в письма и долгого хранения. Смотрите наше руководство по сжатию для соотношений.
Защитите конфиденциальные документы
Защитить PDF добавляет парольное шифрование AES. Скрыть данные PDF безвозвратно уничтожает конфиденциальное содержимое перед отправкой наружу. Водяной знак помечает электронные копии именем получателя, чтобы отбить желание распространять их без разрешения.
Конвертируйте по мере необходимости
Иногда нужен файл Word, иногда JPG, иногда слайд PowerPoint. PDF в Word, PDF в JPG, PDF в PowerPoint, а также PDF в Excel выполняют конвертацию. Обратные преобразования (Word в PDF, JPG в PDFи т. д.) сохраняют единый вид результата.
Экономия по отраслям
| Отрасль | Основные расходы на бумагу | Самый полезный инструмент |
|---|---|---|
| Legal | Сбор приложений, архивы, подписи | Объединить, Скрыть, Подписать |
| Бухгалтерия | Чеки, выписки, годовые подшивки | Сканировать, OCR, Объединить |
| Недвижимость | Договоры, раскрытие информации, пакеты документов на объект | Подписать, Editly |
| Здравоохранение | Карты пациентов, анкеты при приёме, направления | Сканировать, Защитить, Editly |
| HR | Комплекты документов для новых сотрудников, подписанные регламенты | Подписать, Объединить, Сжать |
| Образование | Учебные материалы, раздаточные листы, расшифровки | Объединить, Сжать, Editly |
Разбираем частые возражения
«Нам нужны живые подписи по юридическим причинам»
Для 99 процентов деловых документов электронные подписи с журналом аудита юридически обязывают стороны и принимаются судами. Отдельные исключения есть (завещания в некоторых юрисдикциях, часть сделок с недвижимостью, нотариально заверенные оригиналы), но это именно исключения, а не правило. Уточните требования для вашей юрисдикции и типа документа, вместо того чтобы по умолчанию считать бумагу обязательной.
«Моя команда не привыкла к цифровым инструментам»
Привычка приходит с практикой. Переход не обязан охватить всю компанию в первый же день. Начните с одного процесса (входящие счета, договоры или чеки на расходы) и оцифруйте его полностью. Когда команда увидит, насколько быстрее стало работать, следующий процесс будет проще отстоять.
«Облачные хранилища опасны для конфиденциальных документов»
Правильно зашифрованное облачное хранилище надёжнее шкафа с документами, который большинство взломщиков вскроет без труда. Выбор стоит не между бумагой и облаком, а между конкретными облачными провайдерами, настройками шифрования и правилами доступа. Известные провайдеры (Google, Microsoft, Dropbox на бизнес-тарифах) дают уровень безопасности корпоративного класса, который малый бизнес физически повторить не может.
«А если пропадёт интернет?»
Держите локальные копии на устройстве каждого сотрудника, синхронизированные с облаком. Современные сервисы (Google Drive, OneDrive, Dropbox) кэшируют недавно использованные файлы локально, поэтому работать можно и во время сбоя. Бумажные офисы от простоев тоже не застрахованы: отключения электричества, заклинившие замки и погодные происшествия мешают и им.
Практический план перехода
Реалистичные сроки для малого бизнеса (от 5 до 25 человек):
- Неделя 1. Перестаньте распечатывать входящие PDF. Сохраняйте их сразу в продуманную структуру папок: по годам, проектам, клиентам.
- Недели 2-3. Переведите подписи из режима «распечатать, подписать, отсканировать» в цифровой формат с помощью Подписать PDF. Переведите правку PDF из режима «распечатать, пометить, пересканировать» в Editly.
- Недели 4-6. Начните сканировать входящую бумажную почту с помощью Сканировать PDF и пропустив его через OCR PDF. Заведите для лотка с почтой простое правило: «отсканировать, потом подшить или уничтожить».
- Месяц 2. Начните оцифровывать бумажный архив с самых востребованных документов (договоры за последние 12 месяцев, текущие клиентские папки). Для разовых задач подойдёт съёмка телефоном, для больших объёмов, отдельный сканер.
- Третий месяц. Проверьте оставшиеся бумажные процессы и переведите в цифру длинный хвост. К этому моменту большинство компаний уже безбумажны на 80 процентов.
- Месяцы с 4 по 12. Оцифровывайте исторические архивы по мере необходимости. То, к чему никто не обращается, может спокойно лежать в коробках до конца срока хранения, а потом отправиться в шредер.
Частые вопросы
Сколько небольшая компания может сэкономить, отказавшись от бумаги?
По оценкам исследований, один офисный сотрудник обходится компании примерно в 80 долларов прямых расходов на бумагу и от 1000 до 2000 долларов косвенных затрат в год (время на подшивку, хранение, потерянные документы). Компания из 10 человек, полностью перешедшая на безбумажный режим, обычно экономит от 10 000 до 20 000 долларов в год, а вдобавок освобождает офисное пространство и быстрее находит документы.
Безопасен ли отказ от бумаги для конфиденциальных документов?
Если всё сделано правильно, то да. Цифровые документы можно шифровать, защищать паролем, вымарывать в них данные и вести журнал доступа. С бумагой ничего из этого невозможно. Основной риск, взлом облачного провайдера, снижается шифрованием при хранении, двухфакторной аутентификацией и разумным выбором провайдера.
А как быть с требованием закона хранить бумажные документы?
Большинство юрисдикций принимают электронные документы, если они точные, полные и доступные. Налоговая служба США (IRS), британская HMRC и страны ЕС в рамках eIDAS принимают корректно оформленные электронные записи. Отдельные виды документов (нотариальные оригиналы, некоторые судебные материалы) по-прежнему требуют бумаги, но это исключения.
Как отсканировать тысячи уже накопившихся бумажных документов?
Для больших архивов быстрее всего подойдёт поточный документ-сканер или услуги сканирования. Для небольших и постоянно пополняющихся архивов хорошо работает съёмка на телефон через Scan PDF. Пропустите отсканированные файлы через OCR PDF, чтобы по ним можно было искать, а затем разложите по папкам по годам, проектам или клиентам.
Имеют ли электронные подписи юридическую силу?
Да, согласно закону ESIGN в США, регламенту eIDAS в ЕС и аналогичным нормам в большинстве крупных юрисдикций. Электронные подписи с журналом действий обычно считаются более надёжными в суде, чем подписи от руки, поскольку включают метки времени и подтверждение личности.
А если клиент или контрагент хочет бумагу?
Распечатайте им копию из цифрового файла. Изредка печатать выйдет намного дешевле, чем держать весь документооборот на бумаге. Ваш архив остаётся цифровым, а печатаете вы только то, что нужно тому меньшинству получателей, которое об этом просит.
Сколько времени занимает переход на безбумажный документооборот?
Небольшому бизнесу стоит закладывать 2-4 недели на перевод в цифру текущих процессов (входящая почта, счета, договоры) и 1-3 месяца на оцифровку архивов. Переход можно делать поэтапно: перестать плодить бумагу уже сегодня, а старые документы оцифровывать постепенно, по мере надобности.
А если понадобится старый бумажный документ, который я уже отсканировал?
Храните оригиналы установленный срок (от 1 до 7 лет в зависимости от типа документа и юрисдикции). После окончания срока измельчите бумагу и сдайте в переработку. Пока срок идёт, рабочей версией остаётся цифровая копия, а бумага лежит в одной подписанной коробке, а не в картотечном шкафу.
Действительно ли цифровой формат экологичнее?
Да, по большинству оценок. Годовой расход бумаги одним офисным сотрудником (около 10 000 листов) требует примерно 1 дерева и 7500 литров воды, а также даёт 50 килограммов CO2. Цифровое хранение потребляет электричество, но след в пересчёте на документ меньше на несколько порядков, особенно если учесть перевозку, хранение и утилизацию бумаги.
С чего проще всего начать?
Перестаньте печатать входящие PDF. Главный источник расхода бумаги в большинстве офисов, это распечатка писем и PDF, которые можно прочитать с экрана. Editly и «Подписать PDF» вместе убирают большинство причин вообще что-то печатать.
Все нужные инструменты: сканирование, OCR, подпись, редактирование, сжатие, объединение. Бесплатно, без регистрации для разовых задач.
Все инструменты →